Zorgcontinuïteit borgen tijdens een grootschalige ICT-transitie
De uitdaging
Laurens, de grootste aanbieder van wonen, diensten en zorg in Rotterdam en omstreken, stond voor een complexe transformatieopgave. De bestaande ICT-omgeving en uitbestede dienstverlening moesten worden vernieuwd om de (digitale) bedrijfsstrategie beter te ondersteunen, terwijl de continuïteit van zorgprocessen gewaarborgd moest blijven.
De opgave was tegelijk strategisch én operationeel. Laurens wilde onder meer veilig gegevens kunnen delen met ketenpartners, tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maken, managementinformatie verbeteren en het applicatieportfolio doelgericht rationaliseren. De complexiteit zat in de combinatie van een aanbesteding voor een nieuwe ICT-leverancier, de overdracht van bestaande dienstverlening en de gelijktijdige transformatie naar een nieuwe omgeving, inclusief nieuwbouw van infrastructuur en werkplekconcepten.
Project details
Morphé heeft Laurens begeleid in het programma ICT Transitie en Outsourcing, waarin aanbesteding, transitie en doorontwikkeling als één samenhangende opgave zijn ingericht. Onze aanpak omvatte onder andere:
- Een integrale inrichting van de dienstverlening, inclusief servicedesk, monitoring, informatiebeveiliging, change- en releaseprocessen, rapportage en SLA-sturing.
- Een gecontroleerde overdracht naar de nieuwe leverancier, inclusief migraties, kennisoverdracht en risicomanagement.
- Vernieuwing van infrastructuur en werkplekconcepten, passend bij de gewenste flexibiliteit in de organisatie.
- Gefaseerde doorontwikkeling richting het streefbeeld, met ruimte voor ketenintegratie en zorg op afstand.
De transitie betrof een omgeving met circa 6.500 gebruikers, 1.550 managed werkplekken, 250 iPads en ongeveer 40 applicaties, verdeeld over meerdere zorg- en kantoorlocaties.
De oplossing
In veel organisaties wordt een aanbesteding als een los traject behandeld, waarna de transitie “erbij” komt. Bij Laurens hebben we dit integraal aangepakt. Door aanbesteding, overdracht en doorontwikkeling vanaf het begin als één programma te sturen, kon het momentum van de leverancierswisseling direct worden benut om een toekomstvaste ICT-basis te realiseren.
De inrichting volgde een plateauaanpak: van de basis op orde naar excellente bedrijfsvoering, vervolgens naar vernieuwd en innovatief, met als eindbeeld een organisatie die als optimale ketenpartner informatie naadloos kan uitwisselen. Cruciaal hierin waren strakke regie op risico’s (met go/no-go momenten en fallback scenario’s), een gestructureerde selectieprocedure met betrokkenheid van de gebruikersorganisatie, en een gefaseerde implementatie met stabiele tussenresultaten.
Welke resultaten hebben we bereikt?
- Succesvolle aanbesteding en contractering van een nieuwe ICT-partner.
- Implementatie van een nieuw werkplekconcept met full en light clients en cloudintegratie.
- Gemoderniseerde infrastructuur met verbeterde beschikbaarheid.
- Professionele servicedesk als single point of entry met geïntegreerde routering.
- Heldere SLA- en serviceafspraken per dienst, inclusief rapportage en sturing.
- Beheerst transitieplan met borging van continuïteit gedurende de overdracht.
- Efficiëntere dienstverlening tegen betere voorwaarden, met ruimte voor doorontwikkeling.
Met deze aanpak beschikt Laurens over een professionele ICT-omgeving die de strategische doelen ondersteunt, de zorgprocessen gedurende de transitie beschermt en een fundament legt voor verdere digitalisering, veilige ketensamenwerking en toekomstgerichte zorgverlening.